_浅谈办公室如何在促进卫计融合中发挥积极作用

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浅谈如何发挥好办公室的职能作用

如何在现代企业管理中发挥办公室工作的积极作用

怎样将人事与办公室工作更好的融合？

如何搞好办公室工作

一、浅谈如何发挥好办公室的职能作用

一是对上：充分发挥好参谋助手作用。办公室无论有多少个部的职能，参谋部永远是第一位的。从某种角度说，办公室主任相当于单位的“管家”、“秘书长”。而文秘人员则是领导的秘书。秘书的脑袋是领导脑袋的扩张，秘书的手脚是领导手脚的延长。作为参谋助手，办公室还不能仅仅满足于“领导出题目，秘书做文章，简单地当领导的‘传声筒’”，而是应该抢占先机，快v人一步，先人一着，对影响单位发展的重要工作，要有前瞻性和预见性，做领导已想到的事，想领导还没想的事。参要参到点子上，谋要谋到要害处。不仅要立志为领导当高参，设大谋，而且要努力为领导抓落实，清障碍。当领导交给你一个难题时，你不能说“没有办法”，只能说“我试试看”，努力去做，尽量做好。
二是对中：充分发挥好运转枢纽作用。办公室处理机关日常工作，承上启下，沟通内外，联结左右，服务各方，是一个机关的中枢。一个人的中枢神经出了问题，整个身体都会有问题，一个单位的办公室停摆，整个机关都难以正常运转。领导的分工会有交叉，部门的职能会有重叠，有些事可能会争着管，但更多的事可能谁也不想管，这就需要办公室综合协调，不能把矛盾交给领导。要努力做到大事化小，小事化了，不能没事变有事，有事变大事。协调的过程中可能会受委屈、受冤枉，但既然从事这个工作，就要有“我不下地狱，谁下地狱”的气度。
三是对下：充分发挥好桥梁纽带作用。就像只有办公室才能代表机关发文一样，办公室也理所当然地承担了服务、指导、联系基层的职能。很多时候，基层的同志咨询问题，报告和请示工作一时找不到领导，不须或不便找领导就找办公室，即使要找领导也可能先通过办公室。这就要求我们发挥桥梁纽带作用，既要使基层同志满意，又要为领导分忧代劳。办公室既是领导的参谋部，在一定程度上也是领导的司令部。经授权，可以代表领导和机关发号施令，传达和贯彻上级的决策，反映基层落实情况，起着上情下达、下情上达的作用。
四是对外：充分发挥好窗口门面作用。办公室工作联结内外，是一个单位的“窗口”、“门面”、“名片”。一个单位的精神面貌、服务态度、工作作风和效率都可以从办公室反映出来。办公室人员的一言一行都体现机关的形象，办公室办文办事的水平从一定程度上折射出机关的水平、单位的水平、领导的水平。为此，我们要主动接近党政领导，主动汇报，争取扶持；积极联系相关部门，不卑不亢，有礼有节；认真对待来访来人，诚恳热情，谦逊和气，以真诚的服务赢得口碑，赢得理解，营造地税良好的外部环境。
基于办公室的特定地位与作用，对办公室人员的要求也就非同一般，办公室人员是权力不大责任大，地位不高要求高。省局办公室领导在工作报告中是这样描述的：办公室这一岗位一般人不敢来、一般人不愿来、一般人来不了，来了难干好、干好走不了，没有高的素质、高风亮节、高尚情操、奉献精神，是很难做好办公室工作的。吕局长在文秘后勤培训中明确提出要坚持五项原则：一要坚持以人为本；二要坚持精细严密；三要坚持改革创新；四要坚持无私奉献；五要坚持清正廉洁。这是从事办公室工作应遵循的准则，也是对办公室人员的严格要求。笔者认为，要坚持好这五项原则必先具备五个条件：
一要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件。办公室是领导的参谋部，一个称职的办公室主任应是主要领导的左膀右臂，我们平时说，所有的办公室人员都是领导的“走狗”，话虽难听，但理在其中。古人认为能够在上书房行走的人才能光宗耀祖。应该说，我们省局、市局的主要领导对办公室工作都是十分重视的。省局李长庚老局长曾经一针见血地指出：“不重视办公室的领导不是一个合格的领导”。吕兴胜局长更是以自己担任省委办公厅领导的经历，在文秘、后勤工作培训上亲自准备讲稿，登台授课。郴州市局的主要领导对办公室工作也是高看一等，厚爱一层，要求比一般部门高，批评比一般部门多，关心也比一般部门多。有很多领导说过，对办公室要用事业留人，用感情留人，用适当的待遇留人。对分管办公室的领导而言，理应对自己办公室的同志思想上多关心，政治上多关爱，工作上多关注，生活上多关照。对办公室人员自身而言，更要主动争取领导的关心和重视，一方面要勤请示、多汇报，让领导心中有数，支持有方。另一方面要紧贴领导思路，不折不扣地落实领导决策，为领导分忧解难，以卓有成效的工作赢得领导信任。
二要把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。一是要博学。办公室上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。各方面的知识都要有所涉猎，文史哲、数理化，凡有所学，必有所得，不求精通，但要粗通。先要博览群书，博闻强记，博采众长，才能做到博学多才。二是要会学。现在的出版物汗牛充栋，洋洋大观，不吃不喝也读不过来，要有选择地学习与税务工作、办公室工作密切相关的政治、经济、法律、税收、文秘、计算机等相关知识。不仅要从书本上学，还要从实践中学，在工作中学，向领导和同事学。三是要多思。要养成思考的习惯，将所学的知识转化为思想成果，转化为为领导参谋、服务的能力。四是要会用。学以致用是学习的根本目的，只学不用就是书呆子。读书是从薄到厚再从厚到薄的过程，书读得越多越厚，掌握了书中原理，书变薄了，再以此指导实践，丰富书中的内容，书又变厚了。
三要把甘于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神。曾记得郴州市市长戴道晋对政府系统办公室主任们说：你们是默默无闻地做着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦地做着风风光光的人。办公室政务、事务、财务、公务集于一身，事情多，矛盾多，时间紧，任务重。办公室的事，看起来都是小事，实际上都是大事，做好了都是小事，没做好就是大事。然而人非圣贤，谁能保证不出错。办公室的工作量与工作节奏决定了出差错的机率比较大。忙中出错很可能导致领导不满意，群众也不满意，自己两头受气。对这种情况我们要理解，做的最多往往出错最多，挨骂最多。不做事自然不会出错，也就不会挨骂。从事办公室工作的同志，既要做有为才有位的努力，又要做有为而无位的思想准备，要吃得了苦，受得了累，还要受得了气，做到忍人难忍之忍，任人难任之劳，承人难承之重。
四要把综合协调作为办公室主任必须具备的重要能力。办公室岗位对人员的素质要求是很高的，办公室主任至少应具备七种能力：即组织协调能力、参谋策划能力、改革创新能力、公关交际能力、语言表达能力、文字写作能力、灵活应变能力。而组织协调也即综合协调能力是首当其冲的。办公室对上要安排领导活动和会议，对内要协调各部门工作，对下要指导和督办各项中心工作，工作千头万绪，任务繁重。笔者刚到办公室时，面对纷繁复杂的办公室工作有“四怕”：一怕开会要报告，二怕领导要材料，三怕上级来检查，四怕政府来领导。要应付这种复杂局面，就须要学会“弹钢琴”，将事情分个轻重缓急，做到头脑冷静，思路清晰，统筹兼顾，全面安排，果断处理，忙而不乱。有领导十分形象地要求办公室要做好三个“匠人”：一是当好“铁匠”，决策斩钉截铁，处事当机立断；二是当好“木匠”，工作讲究分寸，遵循规律；三是当好“泥瓦匠”，懂得加水和泥，但又不是和稀泥，这就指的是会综合协调。要把工作做得春风细雨，左右逢源，各方满意。
五要把写作能力作为办公室文秘人员的立身之本。办公室工作以政务为主，从一定角度看，政务工作又以文字为主，所以写材料是办公室工作的重中之重，写作能力是文秘人员的看家本领。尤其是市州以上的办公室，实际上已从行政事务中淡出，更多地在行使秘书科的职能。办公室既要管理好事务，又不能整天埋于事务堆里。政务服务才是办公室的重点，而政务服务水平在很大程度上是通过领导报告、综合材料、信息调研的水平体现出来。地税文秘人员要写好材料，至少需要五个条件：一是丰富的第一手资料，二是全面的业务知识，三是扎实的理论功底，四是较强的逻辑思维能力，五是较高的悟性。近代著名学者王国维在《人间词话》中说：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：‘昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路’。此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。’此第二境也。‘众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处’。此第三境也。这就是著名的读书三境界，其实写作也是一样，只要抱定“语不惊人死不休”的决心，“搜尽奇峰打草稿”，自然就能做到厚积薄发，水到渠成。

二、如何在现代企业管理中发挥办公室工作的积极作用

做好办公室工作，必须强化六种意识。
　　办公室在一级党委（党组）、一级政府（或政府部门）中都居于特殊地位。做好办公室工作，对于完善领导决策，推动民政工作落实，维护社会稳定，促进经济发展，树立民政良好形象起着重要作用。要做好办公室工作，必须强化六种思想意识。
　　一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根弦。始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同党中央保持高度一致，时刻注意维护各级党委、政府的权威。2、胸中要有一盘棋。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要有全球眼光、全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于国内宏观形势和改革发展稳定的大局中来思考谋划。3、心中要有一本账。对本地区、本部门的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。
　　二是发展意识。办公室作为直接为政府、单位或部门服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一到中共中央十六届四中全会所提出的“五个统筹”的要求上来，在用新的理念和思路指导发展上出好主意，在用新的标准和要求检验发展上当好参谋，在创新发展举措和提升发展水平上当好助手。
　　三是服务意识。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。l、在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向把握经济社会发展大势、积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。2、在为群众服务上要牢固树立“群众利益无小事”的政治立场和政治态度。把群众的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，确保人民群众的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策体现人民群众的根本利益。3、在为部门和基层服务上要平等协商，端正态度。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持；对基层的同志，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。
　　四是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋长”。既然是“参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。当好参谋应做到四个方面：一要贴近领导，与领导“同频共振”。想领导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上；二要超前运作，不做事后“小诸葛”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考；决策中，要注意了解社会动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己观点强加于领导，做到“献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。“参谋人员”只有出于公心，参谋的东西才有价值。办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。
　　五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。信息调研要密切关注及时反映社会、经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和人们关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。
　　六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

三、怎样将人事与办公室工作更好的融合？

一、坚持统筹兼顾，有序推进
办公室的工作点多面广线长，涉及方方面面，对上要与市局（公司）办公室、党群部、人事部、企管部、物采办、法规部、整顿办等部门对结相关业务，同时要服务于县局（分公司）领导，对下要服务科室、站、所群众，由于县局（分公司）机构设置和人员编制的限制，办公室人员少，临时性工作多，工作任务极其繁重，可谓上面千条线，下面一根针。办公室的工作如果仅仅停留在收收发发、跑跑颠颠的水平上，满足于完成繁杂的日常事务，就无法适应科学决策和为领导提供帮助的需要。因此，必须坚持统筹兼顾，有序推进，才能使整个机关有效、高效运转。
（一）要突出服务重点，围绕生产经营中心做工作。办公室首先要把握好本部门的工作热点和关键问题，进行重点推进，不能杂乱无章、不分主次，要抓重点、抓关键。就是说：小事不能丢，大事要抓住，精力放在生产经营中心大事上。只有抓住大事抓好超前服务，才能克服忙乱被动，总揽办公室工作全局。其次要分清轻重缓急，重点抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要会议和重大活动筹办、重要事项督办，整体推进，防止“眉毛胡子一把抓”，使工作陷入被动。再次要注意“长短腿”问题，办公室各方面的工作不可能是完全均衡的，决定整体工作水平的往往是“短腿”部分，要保持清醒的头脑，善于发现和解决薄弱环节。
（二）抓住关键环节，发挥好参谋助手作用。一方面要领会领导的决策意图，细心留意领导在想什么、抓什么，想领导之所想，参领导之所需。另一方面，要找准工作关键环节，及时提出相关建议，充分发挥好补台、提醒、参谋、助手的作用。再就是主动服务。准确把握政策，及时了解领导关心关注的重点，吃透上情；加强调研，深入基层搞调查，充分占有一手资料，为领导决策出思路、出良谋；还要加强预测，善于从倾向性、苗头性的问题中发现规律。
二、 改进工作方法，提高工作效率和质量
作为办公室工作人员首先必须时刻绷紧效率这根弦，以降低各项服务工作中人、财、物的成本为目标，实现效率和效益的有机统一。
（一）办公室要从建立和完善各项工作程序、标准和规范入手，进一步理顺关系，更好地形成统一协调的工作程序。让办公室员工熟知牢记自己的岗位职责，以及办公室服务工作的流程，增强办公室员工的责任感，做到事事有人管，人人有专责，提升办公室的执行力，使每一项工作落到实处。
（二）处理好全面与重点的关系。办公室工作无小事，不可出现一点纰漏和闪失，必须以高度负责的精神做好每一项工作，高标准、严要求地处理好每一件事情。同时抓住主要矛盾和重点工作，在工作精力、力量配备上有所侧重，花更多的精力搞好政务服务，这是办公室工作的重中之重。
（三）做好办公室工作，不能局限于自己的“弹丸之地”，而应开阔自己的视野。把“触角”延伸到各个领域，审视行业新的变化，学习新的思路和观点，吸取新的营养，拓宽思路，实现工作领域的创新。
三、转变服务方式，实现服务水平的提高
（一）由一般性服务到优质服务的转变。优质服务不仅仅体现在上传下达上，更应该体现在科学决策上。办公室人员工作服务方式不能一成不变，不能按部就班，不能呆板地开展工作，要灵活机动，要善于总结，善于创新。要在与领导者进行知识结构互补、思维方式互补以及年龄和心态互补的过程中，运用自己的判断力、分析力、想象力去求变、求新、求活，把辅助职能作用发挥得淋漓尽致，努力在办公室各项工作开展中寻求更好的服务方式，达到更好的服务效果，推动基层烟草专卖局（分公司）各项工作稳步开展。
（二）处理对上服务与对下服务的关系。对上级服务和对下级服务是一致的，都是办公室的重要职责，二者不可偏废。在为上级服务的同时，更应突出为广大职工服务。办公室的工作人员应当按照群众路线教育实践活动精神，牢固树立为民、务实、清廉主要内容，克服官僚主义和形式主义，把为广大干部职工服务当作自己的事，认真办好事、办实事，使为广大干部职工服务的思想更好地体现在办公室的各项工作中，更好地发挥办公室的“窗口”和桥梁纽带作用。
（三）加强办公室窗口建设。办公室是综合部门，对内不仅主动协调服务，对外还要注意处理好公共关系。窗口工作很重要，县局（分公司）办公室人员要树立良好的工作作风，结合“两学一做”、党的群众路线教育活动大力开展部门服务活动，正确处理好上下、左右公共关系，热情周到地做好服务工作。杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”不良倾向，树立为人民服务乐在其中的高尚情操。
四、提高业务素质、加快办公室工作运转
（一）干一行、爱一行、专一行，提高服务本领。工作运转快慢，直接影响生产经营，办公室必须把建设一支高素质的工作人员队伍，当作一项基础性工程常抓不懈。从事办公室综合管理工作的同志要认真钻研业务，在提高服务本领上下功夫、做文章。既要学专业、学行业，又要注意提高综合分析能力，包括协调办公能力。使办公室人员都能成为政治可靠、业务精通、能力高强、作风严谨的高素质人才，使办公室真正发挥其综合协调、参谋助手作用。
（二）创造环境凝聚人，提高办公室的战斗力。看一个集体是否有战斗力，很重要的一条是要看它是否有凝聚力、向心力。因此，办公室应把创造一种和谐融洽的人际关系，紧张活泼的工作气氛，以及能适应形势发展需要的良好办公条件，作为加强办公室队伍建设的重要环节，增强办公室人员的集体荣誉感和团结协作精神，努力使办公室全体同志在这个集体里有一种“奋发有为，昂扬向上”的精神动力。
（三）坚持以人为本，充分调动办公室工作人员的积极性。办公室在用人上，要量才用人。办公室负责人要发挥人的主观能动性，激发人的创造性，善于发现办公室每个人的特长，并将其放在最能发挥作用的科室和岗位上，使其充分发挥聪明才智，减少人才资源的浪费，达到人尽其才，才尽其用。同时要放手用人，对各个岗位的人员要放心放手，做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程，使其能够尽其所能，担当重任。

四、如何搞好办公室工作

办公室是承上启下、联系左右的部门，在卫生计生机构融合中，办公室要做好服务，发挥好协调作用，促使卫生计生两个原本工作性质、方式不同的单位，经过(合，达到平衡、协作、有序的状态。本期特选编“办公室如何在促进卫生计生融合中发挥积极作用”主题的征文，以(读者。
办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。在新形势下，办公室在卫生计生机构融合中如何发挥积极作用，需要工作人员认真分析、思考。
在融合发展中发现问题
卫生计生机构合并后，在二者融合发展的过程中，办公室工作表现出以下几个方面的问题。
一是业务工作需要进一步加强。自卫生计生机构合并以来，办公室工作内容和工作量发生巨大变化，办公室人员要对卫生、计生相关工作深入了解后，才能正常开展工作。虽然对于不熟知的工作进行了学习，但仍然存在“陌生地带”，影响了工作进一步开展。
二是协调督导工作力度不够。办公室所从事的协调是一种“无权力协调”，只有协调服务的责任，而没有决策拍板的权利。因此协调督导工作是办公室工作的重点、难点。机构合并初期，协调工作难度更大，如果全局性的重点工作跟踪督查不到位，将影响全局工作开展。
三是没有发挥好参谋助手作用。办公室应该是一个单位的“参谋部”、“智囊团”，但是在日常工作中，多数时间忙于上传下达、督导调度，工作站位低，没有在全局创新发展和提升水平上当好参谋助手。
积极发挥作用促进工作发展
一要加强学用结合。卫生计生工作正处于改革发展期，知识更新换代加快。要想最大化发挥好办公室作用，办公室人员的知识也必须随之而更新。当前卫生计生工作面临一些新情况、新问题，办公室人员要“研究新情况，解决新问题，形成新认识，开辟新境界”，将所学的知识转化为思想成果，转化成为领导参谋、服务的能力。
二要强化参谋作用。办公室是领导的参谋部，应该是主要领导的左膀右臂，不能只是坐等指示、被动工作，而应该围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。特别是卫生计生融合发展之际，办公室要敢为领导出谋划策、拾遗补缺，既能发现问题，又要善于提出解决问题的办法和建议。
三要有甘于奉献的精神。办公室的工作量大、工作节奏快，出差错的机率也比较大。因此，办公室工作人员要吃得了苦、受得了累，做到任人难任之劳，承人难承之重。

四要加强综合协调能力。只有不断提高组织协调能力，才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。卫生计生合并后，工作项目多、涉及面广，这就要求办公室人员既要善于协调系统内的业务部门，集中力量推进工作；又要善于协调其他相关部门，形成合力开展综合性工作；还要善于赢得群众关注和理解，营造卫生计生工作的良好氛围。